image from http://dyad14.files.wordpress.comSebagai salah satu mantan sekretaris dari beragam organisasi (ehem) tentunya sering berkutat sama urusan ketik-ketikan ya. Surat, agenda dan sebagainya, termasuk proposal kegiatan. Tapi bukan cuma sekretaris doang kan yang harus atau tentang proposal, tapi semua anggota dari kepanitiaan organisasi tersebut harus tau juga dong.
Kalau masalah pengertian/definisi dan sebagainya pasti udah pada tau lah ya. Proposal yang merupakan salah satu rancangan kegiatan yang dirancang dan dibentuk sedemikian rupa bisa berfungsi sebagai media informasi kegiatan yang akan dilaksanakan, permohonan izin untuk acara yang diajukan, maupun pengajuan dana/sponsorship untuk rangkaian acara tersebut. Ya, motifnya macem-macem. Nah, buat yang sekarang ini saya mau berbagi informasi sedikit yang saya dapet salah satu pihak yang sering kebanjiran proposal. In my informal language and form yaa :)
Untuk yang sekarang ini, sisi peoposal yang mau saya bagi tentang gimana caranya dapetin sponsor buat acara yang kita ajuin. Bapak Yoseph Bramandjojo selaku Staff Marcomm (Marketing Communication) Kompas, udah berhasil bikin saya sedikit kaget. Toh ternyata beliau sering nerima proposal sampe bikin "meja penerimaan" proposal itu penuh sama tumpukan proposal, tapi sering juga membuang gitu aja proposal yang masuk ke mejanya. Ah, dan ya ada beberapa kriteria yang penting yang sering jadi kesalahpahaman diantara pembuat proposal dan penerima proposal. Loh?
IYA, jadi kita sering mikir kan kalo yang bisa dapet sponsorship gede itu adalah yang bisa bikin proposal se-unik dan se-kreatif mungkin. Anak SMP dan SMA kebanyakan mengartikan hal itu jadi "Proposal yang lucu dan menarik buat dibaca, ada pernak-pernik atau bentuknya aneh-aneh". Padahal belum tentu juga harus begitu loh. Karena, proposal yang masuk ke suatu perusahaan itu memang akan dibaca kalau memang layak dibaca. Kalau misalnya aja proposal yang dikirim ke perusahaan itu udah susah dibaca and bentuknya yg unik itu malah ribet pas ngebacanya, otomatis proposalnya baru dilempar ke tong sampah. Jadi, proposal yang unik itu belum tentu juga bagus buat dibaca. Malah bisa jadi lebih baik proposal yang cuma di cetak HVS A4 yang cuma dijilid ring.
Syarat penting proposal yang diajukan untuk sebuah perusahaan itu adalah proposal yang bentuknya hardcopy. Karena para penyeleksi proposal kita itu bukan satu orang, tapi beberapa. Jadi sewaktu ada meeting untuk proposal yang ada, proposal kita itu nantinya akan digilir untuk dilihat oleh para penyeleksi proposal. Nah, di sinilah hard cover berperan penting. Design proposal itu sudah pasti beragam, karena semakin banyak tentunya manusia kreatif di dunia ini. Tapi ingat, jangan sampai mengganggu pandangan dan keluar dari konteks proposal yang diajukan. Karena terkadang "proposal kreatif" yang diajukan justru menjadikan proposal tersebut terbatas. Kurang lengkap informasinya.
Proposal yang bagus itu tentunya harus memiliki stuktur 5W+1H. Cukup. Jadi engga perlu bertele-tele, tapi engga juga dibikin singkat tapi malah engga jelas. Tujuan, visi dan misi, serta latar belakang jadi hal yang sangat diperhitungkan juga. Kalau bentuk proposalnya aja udah aneh dan nimbulin pertanyaan, "apaan sih ini?" berarti nunjukkin kalau dia engga ngehargain kalau dia butuh. Sifat formal jadi engga serius and bahkan bisa jadi proposal itu terkesan "murahan" atau mungkin "kampungan". Jadi, formalitas dalam sebuah proposal itu ternyata penting kan?
Kita boleh bermain konsep di dalam proposal kita dan sangat dianjurkan. Bisa menyajikan foto. Ya, karena istilahnya tu kan Proposal itu presentasi tanpa orang. Jadi karena kita engga bisa presentasi langsung, kita harus yakin kalo proposal yang kita buat itu udah jelas dan gampang buat dimengerti. Detail itu wajib, tapi tidak boleh bertele-tele dan tetap harus praktis.
Kunci akhir dari pengajuan sponsorship proposal itu adalah tujukan pada prusahaan yang tepat! Nah, hal inilah yang sebenarnya paling nentuin proposal itu bisa dapet sponsor atau engga. Karena kalau acara yang diajukan udah engga sesuai sama konsep dan image yang dimiliki perusahaan, otomatis---> "ke tong sampah". Jadi kalau ada pemikiran, "masukin proposal kemana aja" itu sebenernya engga bener juga, karena banyak juga perusahaan yang akan langsung menolak kalau proposal yang diajukan tidak sesuai dengan visi dan misi perusahaan. Lah, sayang kan jadinya proposal yang udah kita bikin dan butuh biaya buat pencetakkannya ternyata ditolak gara-gara visi-misi yang beda. Justru ini yang peling penting, visi-misi perusahaan itu kan sifatnya implisit. Kalau proposalnya udah dibaca, baru ketahuan.
Contohnya nih, koran KOMPAS. Dana 250 juta itu sebenarnya sedikit kalau dibandingkan dengan proposal yang diajukan lainnya. Tapi kalau kita mau bikin kegiatan tema hura-hura and party-party gitu otomatis ditolak, karena engga sesuai sama id-nya perusahaan yang harus edukatif dan sociable. Kalau acaranya memang keren dan berkaitan dengan visi-misi tersebut, perusahaan engga bakalan ragu buat ngasih proposal. Jadi kalau kita mau bikin kegiataan pun harus nyesuain dulu kemana proposal itu akan dikirim. Kalo udah hopeless atau mungkin kelebihan proposal, nah boleh deh dicoba buat ngajuin ke perusahaan yang engga sama visi dan misinya. *coba aja, lumayan kalo dapet ya (bersifat keberuntungan).
Semoga bermanfaat
.
,GGG
written by
0 lost people:
Posting Komentar